Gurta
JF-Expert Member
- Sep 17, 2010
- 2,233
- 532
Nimefikiria kuandika makala hii kuwasaidia hasa wale wanaojikuta wamekuwa na anwani za barua pepe kwa kulazimika (kama vile kupata huduma za Playstore kwa watumiaji wa Android) na pia kwa huduma nyingine mbalimbali ambazo siku hizi aghalabu unahitaji kuwa na anuani ya barua pepe ili kuzipata. Hata hivyo wengi wetu hatujabahatika kupata hata introductory course ya dos and donts za barua pepe. Kozi hii fupi inalenga hasa barua pepe za kiofisi (professional), ingwa haimaanishi kuwa wewe unaaswa kuwa na kampuni au ofisi! Barua pepe za aina hii ni kama zile za kuomba kazi, kutoa malalamiko, au kumwandikia lecturer wako, n.k. Nitatumia Kiswanglish katika makala hii, it makes my life a lot better that way!
1) Kuwa makini: vitu vidogo vidogo ndio vyenye kubeba uzito.
Ustaarabu wa barua pepe unaanzia kwenye vitu vinavyoifanya barua pepe yako kuwa ya kisasa na inayoonesha uko serious na kwamba unataka email yako isomwe kwa uzito unaostahili.
a) Hakikisha anuani yako ya barua pepe imekaa kistaarabu na inaonesha wewe ni mtu makini. Kwa mfano jinalakwanza.jinalamwisho@gmail.com au initialyajinanajinalamwisho@live.com iko pro zaidi kuliko nicknameyako@112puppydog.cc
b) Kuwa makini sana unapojibu (reply) email, kuna wakati unajikuta umekwisha bonyeza kitufe cha kutuma wakati bado hujamaliza kuweka taarifa zote. Ili kuepuka hili kutokea, weka address ya unayemtumia mwishoni kabisa baada ya kuwa umesha-type na ku-attach kila kitu.
c) Hii ni muhimu sana, lakini mara nyingi huwa tunapuuzia. Hakikisha unasoma na kuhariri kazi yako, epuka makosa ya kisarufi, kuruka kuweka maneno au herufi na uwekaji wa vituo vya maandishi (puntuation). Baada ya kumaliza kuchapa, pitia tena ukisoma kwa umakini kuhakikisha kwamba hakuna makosa.
d) Tambua aina ya uhusiano uliopo kati yako na mtu/watu unaowaandikia barua pepe hasa ikiwa unajibu email ambayo inakwenda kwa watu wengi. Hapa ni muhimu kwa sababu kuna taarifa nyingine ambazo unaweza ukawa umezi-share bila kutaka na kwa watu usiotaka wazipate. Ukijua aina ya uhusiano pia itakusaidia kujua kama utumie BCC (blind carbon copy) au CC (carbon copy).
2) Jifunze kuandika. Jifunze kuandika vizuri. Jifunze kuandika.
Kuandika vizuri ni jambo muhimu sana. Hapa ninazungumzia kile ambacho kwa kiIngereza kinaitwa "good writing". Ingawa ni ngumu kutoa sifa zinakubalika na wote kuhusu sifa za mtu anayeandika vizuri (sio mwandiko mzuri!) na ni kweli kwamba sio wote tunaweza kuwa na uwezo kama wa Shaaban Robert katika kupanga na kueleza mawazo yetu kwa maandishi, lakini ni muhimu ukajua namna ya kuandika vizuri. Namna ya kupangilia mawazo yako ili yawe na mtiririko unaoeleweka na kufikisha ujumbe uliokusudiwa bila kupindisha. Jifunze kuandika kwa namna ambayo itamvutia msomaji wa email yako kutaka kuendelea kuisoma na kuitilia maanani.
3) Mfanye unayemtumia baruapepe apate hamu ya kuifungua na kuisoma.
Unapoandika barua pepe yako, kuna vitu viwili muhimu sana ambavyo unayemtumia aghalabu atataka kuviona kwanza: kichwa cha barua pepe yenyewe na muda.
a) Kichwa cha habari cha email yako kiwe rahisi na kinachoeleza moja kwa moja lengo la email yenyewe. Maofisini watu wako busy, hawana muda sana wa kupoteza kuanza kujua ni nini kimo ndani ya email, kieleze hicho kilichomo kwenye kichwa (subject line).
b) Muda: Je, ni muda gani huyu unayemwandikia atakuwepo ofisini ili aione email yako? Usifikiri kwamba Mkurugenzi wa kampuni atahangaika na email yako ya kuomba kazi endapo ataiona usiku kwenye simu yake ya mkononi (rununu?). Andika na tuma email yako katika muda ambako ofisi ziko wazi na kwamba unajua kuna mtu atakuwepo mbele ya kompyuta yake kuiona ikiingia na kuisoma.
Inaweza kuendelea nikipata wasaa...
1) Kuwa makini: vitu vidogo vidogo ndio vyenye kubeba uzito.
Ustaarabu wa barua pepe unaanzia kwenye vitu vinavyoifanya barua pepe yako kuwa ya kisasa na inayoonesha uko serious na kwamba unataka email yako isomwe kwa uzito unaostahili.
a) Hakikisha anuani yako ya barua pepe imekaa kistaarabu na inaonesha wewe ni mtu makini. Kwa mfano jinalakwanza.jinalamwisho@gmail.com au initialyajinanajinalamwisho@live.com iko pro zaidi kuliko nicknameyako@112puppydog.cc
b) Kuwa makini sana unapojibu (reply) email, kuna wakati unajikuta umekwisha bonyeza kitufe cha kutuma wakati bado hujamaliza kuweka taarifa zote. Ili kuepuka hili kutokea, weka address ya unayemtumia mwishoni kabisa baada ya kuwa umesha-type na ku-attach kila kitu.
c) Hii ni muhimu sana, lakini mara nyingi huwa tunapuuzia. Hakikisha unasoma na kuhariri kazi yako, epuka makosa ya kisarufi, kuruka kuweka maneno au herufi na uwekaji wa vituo vya maandishi (puntuation). Baada ya kumaliza kuchapa, pitia tena ukisoma kwa umakini kuhakikisha kwamba hakuna makosa.
d) Tambua aina ya uhusiano uliopo kati yako na mtu/watu unaowaandikia barua pepe hasa ikiwa unajibu email ambayo inakwenda kwa watu wengi. Hapa ni muhimu kwa sababu kuna taarifa nyingine ambazo unaweza ukawa umezi-share bila kutaka na kwa watu usiotaka wazipate. Ukijua aina ya uhusiano pia itakusaidia kujua kama utumie BCC (blind carbon copy) au CC (carbon copy).
2) Jifunze kuandika. Jifunze kuandika vizuri. Jifunze kuandika.
Kuandika vizuri ni jambo muhimu sana. Hapa ninazungumzia kile ambacho kwa kiIngereza kinaitwa "good writing". Ingawa ni ngumu kutoa sifa zinakubalika na wote kuhusu sifa za mtu anayeandika vizuri (sio mwandiko mzuri!) na ni kweli kwamba sio wote tunaweza kuwa na uwezo kama wa Shaaban Robert katika kupanga na kueleza mawazo yetu kwa maandishi, lakini ni muhimu ukajua namna ya kuandika vizuri. Namna ya kupangilia mawazo yako ili yawe na mtiririko unaoeleweka na kufikisha ujumbe uliokusudiwa bila kupindisha. Jifunze kuandika kwa namna ambayo itamvutia msomaji wa email yako kutaka kuendelea kuisoma na kuitilia maanani.
3) Mfanye unayemtumia baruapepe apate hamu ya kuifungua na kuisoma.
Unapoandika barua pepe yako, kuna vitu viwili muhimu sana ambavyo unayemtumia aghalabu atataka kuviona kwanza: kichwa cha barua pepe yenyewe na muda.
a) Kichwa cha habari cha email yako kiwe rahisi na kinachoeleza moja kwa moja lengo la email yenyewe. Maofisini watu wako busy, hawana muda sana wa kupoteza kuanza kujua ni nini kimo ndani ya email, kieleze hicho kilichomo kwenye kichwa (subject line).
b) Muda: Je, ni muda gani huyu unayemwandikia atakuwepo ofisini ili aione email yako? Usifikiri kwamba Mkurugenzi wa kampuni atahangaika na email yako ya kuomba kazi endapo ataiona usiku kwenye simu yake ya mkononi (rununu?). Andika na tuma email yako katika muda ambako ofisi ziko wazi na kwamba unajua kuna mtu atakuwepo mbele ya kompyuta yake kuiona ikiingia na kuisoma.
Inaweza kuendelea nikipata wasaa...
