UBOVU WA MAWASILIANO KATIKA TAASISI ZETU ZA UMMA
Katika karne hii ya sayansi na teknolojia inasikitisha sana kuona taasisi zetu zikiwa hazifanyi sana vizuri katika utoaji huduma kwa haraka na ubora unaotakiwa hasa katika mawasiliano.
Ipo dhana kwa wananchi kwamba mambo yako hayawezi kushughulikiwa kwa wakati au huwezi kufanikisha jambo lako katika taasisi zetu mpaka uwe unajuana na mtumishi mmoja wapo katika ofisi au taasisi husika.Imani hii kwa wananchi kwa sehemu kubwa imechochewa na taasisi zenyewe kutokuwa na njia za mawasiliano rasmi na zinazoaminika na kuwaridhisha wananchi.
Kutokuwepo kwa mazingira mazuri ya kimawasiliano imesababisha imani ya wananchi dhidi ya serikali kupungua lakini pia mrundikano wa wananchi katika ofisi na usumbufu usiokuwa wa lazima kwa wananchi.
Tunapozungumzia utawala bora ni pamoja na utoaji huduma unaokidhi mahitaji na matarajio ya wananchi. na jukumu hilo ni la serikali na taasisi zake kwa mujibu wa katiba inawajibika kwa wananchi(ibara ya 8 (1)(c) ya katiba yetu ya mwaka 1977).
Ipo dhana kwa wananchi kwamba mambo yako hayawezi kushughulikiwa kwa wakati au huwezi kufanikisha jambo lako katika taasisi zetu mpaka uwe unajuana na mtumishi mmoja wapo katika ofisi au taasisi husika.Imani hii kwa wananchi kwa sehemu kubwa imechochewa na taasisi zenyewe kutokuwa na njia za mawasiliano rasmi na zinazoaminika na kuwaridhisha wananchi.
Kutokuwepo kwa mazingira mazuri ya kimawasiliano imesababisha imani ya wananchi dhidi ya serikali kupungua lakini pia mrundikano wa wananchi katika ofisi na usumbufu usiokuwa wa lazima kwa wananchi.
Tunapozungumzia utawala bora ni pamoja na utoaji huduma unaokidhi mahitaji na matarajio ya wananchi. na jukumu hilo ni la serikali na taasisi zake kwa mujibu wa katiba inawajibika kwa wananchi(ibara ya 8 (1)(c) ya katiba yetu ya mwaka 1977).
CHANGAMOTO NA MABORESHO YANAYOTAKIWA KUFANYIKA
- HUDUMA KWA WATEJA.
Maafisa wetu wa serikali kwa sehemu kubwa wanakutana au kuonana na wananchi ana kwa ana kutokana na ulazima unaojitokeza katika ufuatiliaji wa masuala mbalimbali katika taasisi zetu.Changamoto kubwa ambayo wananchi wanakutana nayo ni kauli mbaya ya baadhi ya watumishi, kuonyesha hali yakutokujali au kutokujishughulisha na matatizo ya mwananchi mmoja mmoja anapohitaji huduma.
Kuna haja ya serikali kutoa elimu ya huduma kwa wateja kwa wafanyakazi na watumishi wote wa umma pasipokujali cheo au nafasi yake.Pamoja na kwamba serikali haifanyi biashara lakini ukweli ni kwamba kila mwananchi anahitaji kukutana na mapokeo mazuri anapofika katika ofisi zetu kama ambavyo wateja katika biashara zetu wanavyopenda kupokelewa vizuri lakini pia hata wageni wetu majumbani mwetu wanahitaji kuhudumiwa vizuri. Jamier Yale scott aliwahi kusema huduma kwa wateja ni mfululizo wa shughuli iliyoundwa ili kuongeza kiwango cha mteja kuridhika.
Kuwa na wahudumu wa huduma kwa wateja (customer care) mbele ya ofisi zetu hiyo tu haitoshi kwasababu mara nyingi hawa ni kama waelekezaji tu, ambao baada ya kuelekeza watu, watu hao huenda kukutana na watumishi wengine ambao hawana ujuzi wowote wakuhudumia wateja ambao ni wananchi.
Wakati mwingine kwasababu ya kukosa ujuzi huu wa huduma kwa wateja , wananchi wamekuwa na tafsiri mbaya ya rushwa, dharau na kutokuthaminiwa hata kama pana sababu ya msingi.
2. MAWASILIANO YA SIMU NA BARUA PEPE.
i) Katika barua na website za taasisi zetu kama wizara, mashirika, vyuo na hospitali kuna namba za simu.Lakini kwa sehemu kubwa namba hizo huwa hazipatikani na kama zinapatikana basi hazipokelewi.Sio mara moja wala mara mbili nimekuwa napiga simu katika wizara au taasisi zetu bila kupokelewa au kutokupatikana kabisa.Unaweza ukapiga simu wiki nzima bila kupokelewa.
Hizi namba za simu kwa baadhi ya taasisi za serikali ni mapambo tu ama ni katika kurahisisha mawasiliano ya mteja (mwananchi)?. Hii ni changamoto ndio maana tunakuwa na msongamano katika wizara zetu na taasisi zingine bila sababu ya msingi.
Serikali na taasisi zake ziangalie namna ya kuboresha huduma hizi za simu kwakuwa na uwezo wakufuatilia simu hizo kujua kama zinafanya kazi na kama huwa zinapokelewa kwa wakati.
Wakati mwingine mteja anahitaji tu kujua utaratibu wa kuandika barua lakini usumbufu anaoupata inamlazimu asafiri umbali mrefu kwenda kuuliza au pengine anahitaji kujua tu kama barua yake imejibiwa au la inamlazimu kusafiri kutoka mkoani kwenda wizarani Dodoma.
ii) Anwani za barua pepe zilizopo kwenye barua na tovuti za serikali hazijulikani kama zipo hai au zimekufa.Ni nadra sana kutuma barua pepe katika taasisi zetu za serikali zijibiwe au kufanyiwa kazi.Ukituma barua pepe alafu ukafuatilia si ajabu ukakutana na majibu kwamba haijaonekana, barua pepe haijafunguliwa muda mrefu au ukakuta imesomwa na haijafanyiwa kazi.Kisingizio chao mara nyingi ni kuwa mtu wa TEHEMA hakuwepo ofisini.
Serikali inapaswa kujua wazo la kuweka mawasiliano haya katika barua na website zake ilikuwa ni kurahisisha mawasiliano kati ya wananchi na taasisi zingine hivyo izingatie na ione haja yakuboresha na kufuatili huduma hii kwasababu kama huduma hizi zitaimarishwa zitakuwa zimemsaidia mwananchi kutokufika ofisini kwa sababau isiyokuwa na ulazima kwa sababu angeweza kuwasiliana huko huko alipo.
Hizi namba za simu kwa baadhi ya taasisi za serikali ni mapambo tu ama ni katika kurahisisha mawasiliano ya mteja (mwananchi)?. Hii ni changamoto ndio maana tunakuwa na msongamano katika wizara zetu na taasisi zingine bila sababu ya msingi.
Serikali na taasisi zake ziangalie namna ya kuboresha huduma hizi za simu kwakuwa na uwezo wakufuatilia simu hizo kujua kama zinafanya kazi na kama huwa zinapokelewa kwa wakati.
Wakati mwingine mteja anahitaji tu kujua utaratibu wa kuandika barua lakini usumbufu anaoupata inamlazimu asafiri umbali mrefu kwenda kuuliza au pengine anahitaji kujua tu kama barua yake imejibiwa au la inamlazimu kusafiri kutoka mkoani kwenda wizarani Dodoma.
ii) Anwani za barua pepe zilizopo kwenye barua na tovuti za serikali hazijulikani kama zipo hai au zimekufa.Ni nadra sana kutuma barua pepe katika taasisi zetu za serikali zijibiwe au kufanyiwa kazi.Ukituma barua pepe alafu ukafuatilia si ajabu ukakutana na majibu kwamba haijaonekana, barua pepe haijafunguliwa muda mrefu au ukakuta imesomwa na haijafanyiwa kazi.Kisingizio chao mara nyingi ni kuwa mtu wa TEHEMA hakuwepo ofisini.
Serikali inapaswa kujua wazo la kuweka mawasiliano haya katika barua na website zake ilikuwa ni kurahisisha mawasiliano kati ya wananchi na taasisi zingine hivyo izingatie na ione haja yakuboresha na kufuatili huduma hii kwasababu kama huduma hizi zitaimarishwa zitakuwa zimemsaidia mwananchi kutokufika ofisini kwa sababau isiyokuwa na ulazima kwa sababu angeweza kuwasiliana huko huko alipo.
3.TOVUTI NA MIFUMO
Tulitegemea serikali ndio ingekuwa mfano mzuri wa namna tovuti zake zingekuwa chanzo cha taarifa nyingi na za wakati husika.
a)Changamoto ya tovuti baadhi za serikali ni kutokuwa na taarifa za kutosha kwa mwananchi na kama zipo basi ni za siku nyingi kidogo.Sitaki kuamini kama kuundwa kwa tovuti hizi lilikuwa ni jambo la bahati mbaya.
Kama tatizo ni wataalamu basi serikali ione namna yakuwa na wataalamu wanaokidhi matakwa ya tovuti zake.
b)Serikali imejitahidi sana kuweka mifumo mbalimbali ya kupokea taarifa kutoka kwa wananchi kama mifumo ajira, mifumo ya udahili wanafunzi, mifumo ya kuomba tenda n.k
Lakini pamoja na hayo kuna changamoto kwa baadhi ya mifumo hiyo.Moja ya changamoto ni baadhi ya mifumo kutokuwa na maelekezo ya namna ya kutumia hatua kwa hatua.Si rahisi kutoa elimu au semina kwa watumiaji au wananchi wote lakini pakiwepo na muongozo(application manual) katika kila hatua inasaidia mtumiaji kutokufanya makosa au kutokuangaika kwakutokujua afanye nini.Mfano unakuta kuna sehemu ya kuweka picha ambayo pengine inaruhusu pichat yenye mfumo wa pdf tu, lakini mtumiaji anaangaika na kurudi rudi pasipokujua anapaswa aweke(upload) picha yenye format gani maana hakuna maelekezo yoyote.
Tunapaswa kufikiria juu ya mtumiaji wa mifumo hii kama watu wenye ujuzi kidogo wa mambo ya Tehama na wanahitaji maelezo yanayojitosheleza na kumuwezesha kuitumia bila kukosea au kukwama.
Katika hii mifumo baadhi ina namba za wasaidizi endapo mtu atakwama wakati wakutumia lakini cha ajabu baadhi ya namba huwa hazipokelewi na namba nyingi huwa ni za watu binafsi kwa hiyo wakati mwingine inaonekana ni kama usumbufu kwa wenye simu.Na hili lipo sana kwenye taasisi za elimu kama vyuo.
Lakini pamoja na hayo kuna changamoto kwa baadhi ya mifumo hiyo.Moja ya changamoto ni baadhi ya mifumo kutokuwa na maelekezo ya namna ya kutumia hatua kwa hatua.Si rahisi kutoa elimu au semina kwa watumiaji au wananchi wote lakini pakiwepo na muongozo(application manual) katika kila hatua inasaidia mtumiaji kutokufanya makosa au kutokuangaika kwakutokujua afanye nini.Mfano unakuta kuna sehemu ya kuweka picha ambayo pengine inaruhusu pichat yenye mfumo wa pdf tu, lakini mtumiaji anaangaika na kurudi rudi pasipokujua anapaswa aweke(upload) picha yenye format gani maana hakuna maelekezo yoyote.
Tunapaswa kufikiria juu ya mtumiaji wa mifumo hii kama watu wenye ujuzi kidogo wa mambo ya Tehama na wanahitaji maelezo yanayojitosheleza na kumuwezesha kuitumia bila kukosea au kukwama.
Katika hii mifumo baadhi ina namba za wasaidizi endapo mtu atakwama wakati wakutumia lakini cha ajabu baadhi ya namba huwa hazipokelewi na namba nyingi huwa ni za watu binafsi kwa hiyo wakati mwingine inaonekana ni kama usumbufu kwa wenye simu.Na hili lipo sana kwenye taasisi za elimu kama vyuo.
4. KUHUSU MREJESHO
Moja ya jambo ambalo linaudhi sana katika taasisi za serikali ni mrejesho na kufanyiwa kazi kwa barua au jambo lolote linapofikishwa kwenye taasisi hizo.Ni nadra kuwasilisha barua katika hizi taasisi zetu alafu utarajie baada ya siku kadhaa ukute imefanyiwa kazi. Ukikabidhi barua masijala ni nadra sana kukuta imefanyiwa kazi.
Kinacho sababisha barua au barua pepe zisifanyiwe kazi mpaka uende mara kadhaa ndipo ishughulikiwe ni nini?
Kwanini panakuwa na majibu mepesi kama barua imepotea, barua haionekani au barua haijafanyiwa kazi katika masijala zetu?
Unakuta umesafiri kutoka mkoa wa Mwanza hadi Dodoma alafu unaambiwa acha barua masijala tutakujibu siku fulani.Ukihitaji kujua imefikia wapi hiyo barua unaanza safari tena kwenda Dodoma alafu unafika pale ofisini unajibiwa haionekani au haijafanyiwa kazi njoo siku nyingine tena.Kwa kweli huwa inaumiza sana.Na ikiwa hautakuwa king’anganizi na msumbufu basi utasubiria sana pasipo majibu yoyote.
Ushauri wangu ni kwamba serikali iangalie namna ya kuboresha kitengo cha masijala na ifuatilie utendaji kazi wa wahudumu wa masijala.Kuna kitu hakipo sawa kwenye masijala zetu.Mfano Mrundikano wa wananchi wanaotaka kumuona mkurugenzi au katibu tawala mara nyingi ni kwasababu mikwamo ya madai ya watu na kukosekana kwa mrejesho wa barua zao.
Dunia ya leo karibu kila mtu ana miliki simu.Kwa nini tusiwe tunachukua namba za simu za waleta barua wote nakuwapa mrejesho wa barua zao au madai yao? Kuliko usumbufu wanaoupata watu wakurudi rudirudi masijala kuuliza kama barua imefanyiwa kazi au imejibiwa.
Pia kuna taratibu zilizowekwa kwenye baadhi ya hizi ofisi za masijala ambazo sio sawa. Mfano kuna maeneo maifaili hayatakiwi kwenda kwa bosi mpaka idadi ya barua zifike kumi au zaidi.Kuna utaratibu mwingine kwamba barua yoyote haiwezi kujibiwa mpaka bosi awepo.Hizi taratibu ni za watu wasiopenda kuwajibika kwa wakati.Taratibu kama hizi zifutwe kwenye ofisi zetu maana zinapoteza muda na zinaondoa maana ya taasisi.
Unakuta umesafiri kutoka mkoa wa Mwanza hadi Dodoma alafu unaambiwa acha barua masijala tutakujibu siku fulani.Ukihitaji kujua imefikia wapi hiyo barua unaanza safari tena kwenda Dodoma alafu unafika pale ofisini unajibiwa haionekani au haijafanyiwa kazi njoo siku nyingine tena.Kwa kweli huwa inaumiza sana.Na ikiwa hautakuwa king’anganizi na msumbufu basi utasubiria sana pasipo majibu yoyote.
Ushauri wangu ni kwamba serikali iangalie namna ya kuboresha kitengo cha masijala na ifuatilie utendaji kazi wa wahudumu wa masijala.Kuna kitu hakipo sawa kwenye masijala zetu.Mfano Mrundikano wa wananchi wanaotaka kumuona mkurugenzi au katibu tawala mara nyingi ni kwasababu mikwamo ya madai ya watu na kukosekana kwa mrejesho wa barua zao.
Dunia ya leo karibu kila mtu ana miliki simu.Kwa nini tusiwe tunachukua namba za simu za waleta barua wote nakuwapa mrejesho wa barua zao au madai yao? Kuliko usumbufu wanaoupata watu wakurudi rudirudi masijala kuuliza kama barua imefanyiwa kazi au imejibiwa.
Pia kuna taratibu zilizowekwa kwenye baadhi ya hizi ofisi za masijala ambazo sio sawa. Mfano kuna maeneo maifaili hayatakiwi kwenda kwa bosi mpaka idadi ya barua zifike kumi au zaidi.Kuna utaratibu mwingine kwamba barua yoyote haiwezi kujibiwa mpaka bosi awepo.Hizi taratibu ni za watu wasiopenda kuwajibika kwa wakati.Taratibu kama hizi zifutwe kwenye ofisi zetu maana zinapoteza muda na zinaondoa maana ya taasisi.
MWISHO
