Mamshungulii
Senior Member
- May 3, 2023
- 124
- 66
Kampuni nyingi binafsi na za serikali zinashauriwa kuwekeza katika kufuatilia muda na programu za bili ili kurahisisha shughuli za biashara na huduma, lakini pia ni njia nzuri ya kuboresha mahusiano ya wateja na kupunguza gharama za malipo. Kwahivyo, inawezekanaje kutoa huduma thabiti na kuwaridhisha wapatiwa huduma? Katika makala hii, ninaangazia sababu 7 za kuzingatia programu ya ufuatiliaji wa muda na ankara kwa wanaofanya kazi na wanaofanyiwa kazi, bila kujali tasnia ya mtu, idadi ya wafanyakazi, au mipaka ya matumizi. Mifumo hii inaweza kukusaidia kuboresha faida ya uwekezaji na kuongeza uwajibikaji wa wafanyakazi, kama vile:-
1. KUPUNGUZA GHARAMA ZA MISHAHARA
Kufanya malipo kijadi kunahusisha uingizaji na uchambuzi wa data kwa mchanganuzi. Wafanyakazi wanahitaji kuingia na kutoka kila siku, mradi hawasahau. Kisha timu ya kuchakata mishahara lazima ihesabu saa zote za kazi zinazotozwa na kukokotoa malipo kulingana na mshahara wa mfanyakazi. Kuwekeza katika kufuatilia muda na programu ya bili husaidia kupunguza gharama za mishahara kwa sababu dhana za kufanya kazi nyingi za zisizoratibiwa hujulikana. Kwamfano, kufuatilia masaa mangapi mfanyakazi amefanya kazi wiki hii na kisha kuonyesha jumla ya malipo yake baada ya kukatwa. Kwahivyo, idara ya utumishi au rasilimali watu au uhasibu zinazolipa zinakuwa na mzigo mwepesi wa kazi, angalau kulingana na malipo ya kila wiki na bili zilizopo kiteknolojia.
2. KURAHISISHA MALIPO
Sababu nyingine kuu ya kutumia mifumo ya kufuatilia muda kielektroniki katika kampuni yako ni kurahisisha utozaji na ankara za mteja. Mfumo unaweza kutoa ankara kiautomatiki kulingana na idadi ya saa ambazo wafanyakazi walifanya kazi, lakini pia chaguo la kuongeza gharama linabaki kwa mwajiri. Kwamfano, awamu moja ya mradi ilihitaji rasilimali zaidi au maudhui yaliyoratibiwa. Au labda mmoja wa wafanyakazi wako alifanya kazi ambayo haikufuatiliwa, kama vile mikutano ya masahihisho na mteja, kisha unaweza kuwatumia barua pepe bili pamoja na hati zote zinazounga mkono kile ambacho kimefanyika.
3. ONGEZA KURIDHIKA KWA WAPATIWA HUDUMA
Wateja wana uwezekano mdogo wa kushikamana na biashara yako ikiwa unaendelea kufanya uchakataji wa malipo au makosa ya ankara. Programu ya malipo ya muda hukusaidia kudumisha uwazi kamili kuhusu saa zinazoweza kutozwa, ufuatiliaji wa mradi na gharama za ziada. Wanapata ankara zao haraka badala ya kusubiri kuona ni kiasi gani watalazimika kulipa. Zaidi, wanaweza kuona kazi zote za kibinafsi na rasilimali zilizojumuishwa kwenye lebo ya bei. Ikiwa kuna tatizo, una nyaraka thabiti za kuzionyesha. Kidokezo cha bonasi ni kutafuta zana zilizo na miunganisho ya malipo. Mfano, unaweza kuunganisha PayPal ili kurahisisha malipo na kuwafanya wateja wawe na furaha.
4. KUWEZESHA KUWAFUATILIA WAFANYAKAZI
Ufuatiliaji wa muda na programu ya bili hukupa muhtasari wa hali ya juu wa utendaji wa timu. Lakini pia unaweza kuivunja kwa kazi za kibinafsi au majukumu ya kazi. Kwa mfano, mmoja wa wafanyakazi wako wa alifanya kazi kwenye mradi kwa saa tano wiki hii, ambayo ni chini sana ya makadirio ya muda. Ni kazi gani zingine zinazowazuia kumaliza mambo? Je, wanahitaji rasilimali za ziada, au ni suala la usimamizi wa wakati tu? Unaweza kuwasaidiaje kushikamana na ratiba na kuepuka sababu za kukataa makosa? Faida nyingine ni kutambua washiriki wa timu ambao wanaweza kuwa katika idara zingine. Kwa mfano, wanatumia nusu siku yao ya kazi kukamilisha kazi kwa timu nyingine. Je, unapaswa kuifanya hatua hiyo kuwa ya kudumu ili kuongeza vipaji vyao?
5. KUTOA MAKADIRIO SAHIHI
Takriban kila biashara inalazimika kutoa makadirio ya gharama ili tu kutambua kwamba wametoza zaidi au la wakati yote yanaposemwa na kufanywa. Kwaupande mwingine, unaweza kuwa umekadiria gharama kupita kiasi na kupoteza biashara muhimu kwa sababu mshindani amekupunguzia bei. Programu za kufuatilia muda za kielektroniki zinaweza kusaidia katika mambo yote mawili. Zinaweza kuruhusu kutoa bei sahihi zaidi za bei ili wateja wajue nini cha kutarajia na jinsi ya kupanga bajeti, bila kusahau kupata kampuni inayotoa thamani bora ya pesa. Inaweza hata kuangalia nyuma katika miradi sawa na kutumia nambari hizo kuunda makadirio yaliyotanabaishwa.
6. KUBORESHA KUDUMU KWA WAFANYAKAZI KAZINI
Mashirika mengine yanadhani kuwa kutekeleza programu za kufuatilia muda kutawafukuza baadhi ya wafanyakazi wao kwa sababu wanahisi kuwa wanasimamiwa kidogo. Ukweli ni kwamba watendaji wako wakuu wanathamini programu ambayo huongeza tija kazini. Programu za kufuatilia muda huwaruhusu kuchanganua miradi yao, kuweka kalenda binafsi au za kikundi, na kutambua maeneo ya kuboresha. Kwamfano, walichukua muda mrefu kuliko ilivyotarajiwa kukamilisha kazi. Kwa nini ilikuwa hivyo na kuna ujuzi wowote wanaweza kuukuza ili kuharakisha mchakato? Kwahivyo, unahifadhi watendaji wakuu na kupunguza viwango vya mauzo kwa kuwa wafanyakazi wameridhika zaidi kazini na wana uangalizi bora wa majukumu yao ya kazi.
7. YAPASA KUEPUKA MAKOSA YA KIBINADAMU
Kila mtu hufanya makosa,Ingawa sisi sote ni binadamu . Hatahivyo, makosa ya kuingiza data au kukokotoa huanzia kwenye msingi wako. Kwamfano, mmoja wa wafanyakazi anayelipwa kwa Akaunti huongeza kwa bahati mbaya 0 au kuingiza mshahara usio sahihi wa saa kwa idara nzima. Hitilafu hizi huhusisha usafishaji mwingi wa data baada ya ukweli ili kurekebisha mambo, kama vile kuchakata tena malipo au kutoa kiasi cha ziada kutoka kwa malipo yao yanayofuata. Bila kusahau kurekebisha rekodi za malipo na kuanzisha tena uaminifu na wafanyakazi kazini. Programu ya kufuatilia muda hufuatilia kazi za mfanyakazi na saa za kazi ili kusiwe na hitilafu ya kibinadamu inayohusika.
MWISHO
Haijalishi ukubwa wa kampuni yako, teknolojia inaweza kubadilisha mfumo. Kuna aina tofauti za mifumo ya programu za kazi , na kila moja wapo inaweza kukusaidia kukabiliana na ongezeko la mahitaji ya biashara yako. msingi ni, bila kujali ukubwa wa kampuni yako, mifumo ya programu inaweza kuondoa uzembe mwingi na msongo-ili mradi tu ni teknolojia sahihi na inafaa kiofisi.
Ingawa mashirika mengine huwekeza katika ufuatiliaji wa muda na programu za bili ili kuongeza tija makazini, kuna manufaa mengi ambayo hupatikana, kama vile kupunguza gharama za mishahara na kurahisisha wateja kufanya malipo kwa wakati. Muhimu ni kutafuta zana zenye vipengele vyote unavyohitaji ili kuboresha Kiwango cha uwekezaji na utoaji wa huduma.
1. KUPUNGUZA GHARAMA ZA MISHAHARA
Kufanya malipo kijadi kunahusisha uingizaji na uchambuzi wa data kwa mchanganuzi. Wafanyakazi wanahitaji kuingia na kutoka kila siku, mradi hawasahau. Kisha timu ya kuchakata mishahara lazima ihesabu saa zote za kazi zinazotozwa na kukokotoa malipo kulingana na mshahara wa mfanyakazi. Kuwekeza katika kufuatilia muda na programu ya bili husaidia kupunguza gharama za mishahara kwa sababu dhana za kufanya kazi nyingi za zisizoratibiwa hujulikana. Kwamfano, kufuatilia masaa mangapi mfanyakazi amefanya kazi wiki hii na kisha kuonyesha jumla ya malipo yake baada ya kukatwa. Kwahivyo, idara ya utumishi au rasilimali watu au uhasibu zinazolipa zinakuwa na mzigo mwepesi wa kazi, angalau kulingana na malipo ya kila wiki na bili zilizopo kiteknolojia.
2. KURAHISISHA MALIPO
Sababu nyingine kuu ya kutumia mifumo ya kufuatilia muda kielektroniki katika kampuni yako ni kurahisisha utozaji na ankara za mteja. Mfumo unaweza kutoa ankara kiautomatiki kulingana na idadi ya saa ambazo wafanyakazi walifanya kazi, lakini pia chaguo la kuongeza gharama linabaki kwa mwajiri. Kwamfano, awamu moja ya mradi ilihitaji rasilimali zaidi au maudhui yaliyoratibiwa. Au labda mmoja wa wafanyakazi wako alifanya kazi ambayo haikufuatiliwa, kama vile mikutano ya masahihisho na mteja, kisha unaweza kuwatumia barua pepe bili pamoja na hati zote zinazounga mkono kile ambacho kimefanyika.
3. ONGEZA KURIDHIKA KWA WAPATIWA HUDUMA
Wateja wana uwezekano mdogo wa kushikamana na biashara yako ikiwa unaendelea kufanya uchakataji wa malipo au makosa ya ankara. Programu ya malipo ya muda hukusaidia kudumisha uwazi kamili kuhusu saa zinazoweza kutozwa, ufuatiliaji wa mradi na gharama za ziada. Wanapata ankara zao haraka badala ya kusubiri kuona ni kiasi gani watalazimika kulipa. Zaidi, wanaweza kuona kazi zote za kibinafsi na rasilimali zilizojumuishwa kwenye lebo ya bei. Ikiwa kuna tatizo, una nyaraka thabiti za kuzionyesha. Kidokezo cha bonasi ni kutafuta zana zilizo na miunganisho ya malipo. Mfano, unaweza kuunganisha PayPal ili kurahisisha malipo na kuwafanya wateja wawe na furaha.
4. KUWEZESHA KUWAFUATILIA WAFANYAKAZI
Ufuatiliaji wa muda na programu ya bili hukupa muhtasari wa hali ya juu wa utendaji wa timu. Lakini pia unaweza kuivunja kwa kazi za kibinafsi au majukumu ya kazi. Kwa mfano, mmoja wa wafanyakazi wako wa alifanya kazi kwenye mradi kwa saa tano wiki hii, ambayo ni chini sana ya makadirio ya muda. Ni kazi gani zingine zinazowazuia kumaliza mambo? Je, wanahitaji rasilimali za ziada, au ni suala la usimamizi wa wakati tu? Unaweza kuwasaidiaje kushikamana na ratiba na kuepuka sababu za kukataa makosa? Faida nyingine ni kutambua washiriki wa timu ambao wanaweza kuwa katika idara zingine. Kwa mfano, wanatumia nusu siku yao ya kazi kukamilisha kazi kwa timu nyingine. Je, unapaswa kuifanya hatua hiyo kuwa ya kudumu ili kuongeza vipaji vyao?
5. KUTOA MAKADIRIO SAHIHI
Takriban kila biashara inalazimika kutoa makadirio ya gharama ili tu kutambua kwamba wametoza zaidi au la wakati yote yanaposemwa na kufanywa. Kwaupande mwingine, unaweza kuwa umekadiria gharama kupita kiasi na kupoteza biashara muhimu kwa sababu mshindani amekupunguzia bei. Programu za kufuatilia muda za kielektroniki zinaweza kusaidia katika mambo yote mawili. Zinaweza kuruhusu kutoa bei sahihi zaidi za bei ili wateja wajue nini cha kutarajia na jinsi ya kupanga bajeti, bila kusahau kupata kampuni inayotoa thamani bora ya pesa. Inaweza hata kuangalia nyuma katika miradi sawa na kutumia nambari hizo kuunda makadirio yaliyotanabaishwa.
6. KUBORESHA KUDUMU KWA WAFANYAKAZI KAZINI
Mashirika mengine yanadhani kuwa kutekeleza programu za kufuatilia muda kutawafukuza baadhi ya wafanyakazi wao kwa sababu wanahisi kuwa wanasimamiwa kidogo. Ukweli ni kwamba watendaji wako wakuu wanathamini programu ambayo huongeza tija kazini. Programu za kufuatilia muda huwaruhusu kuchanganua miradi yao, kuweka kalenda binafsi au za kikundi, na kutambua maeneo ya kuboresha. Kwamfano, walichukua muda mrefu kuliko ilivyotarajiwa kukamilisha kazi. Kwa nini ilikuwa hivyo na kuna ujuzi wowote wanaweza kuukuza ili kuharakisha mchakato? Kwahivyo, unahifadhi watendaji wakuu na kupunguza viwango vya mauzo kwa kuwa wafanyakazi wameridhika zaidi kazini na wana uangalizi bora wa majukumu yao ya kazi.
7. YAPASA KUEPUKA MAKOSA YA KIBINADAMU
Kila mtu hufanya makosa,Ingawa sisi sote ni binadamu . Hatahivyo, makosa ya kuingiza data au kukokotoa huanzia kwenye msingi wako. Kwamfano, mmoja wa wafanyakazi anayelipwa kwa Akaunti huongeza kwa bahati mbaya 0 au kuingiza mshahara usio sahihi wa saa kwa idara nzima. Hitilafu hizi huhusisha usafishaji mwingi wa data baada ya ukweli ili kurekebisha mambo, kama vile kuchakata tena malipo au kutoa kiasi cha ziada kutoka kwa malipo yao yanayofuata. Bila kusahau kurekebisha rekodi za malipo na kuanzisha tena uaminifu na wafanyakazi kazini. Programu ya kufuatilia muda hufuatilia kazi za mfanyakazi na saa za kazi ili kusiwe na hitilafu ya kibinadamu inayohusika.
MWISHO
Haijalishi ukubwa wa kampuni yako, teknolojia inaweza kubadilisha mfumo. Kuna aina tofauti za mifumo ya programu za kazi , na kila moja wapo inaweza kukusaidia kukabiliana na ongezeko la mahitaji ya biashara yako. msingi ni, bila kujali ukubwa wa kampuni yako, mifumo ya programu inaweza kuondoa uzembe mwingi na msongo-ili mradi tu ni teknolojia sahihi na inafaa kiofisi.
Ingawa mashirika mengine huwekeza katika ufuatiliaji wa muda na programu za bili ili kuongeza tija makazini, kuna manufaa mengi ambayo hupatikana, kama vile kupunguza gharama za mishahara na kurahisisha wateja kufanya malipo kwa wakati. Muhimu ni kutafuta zana zenye vipengele vyote unavyohitaji ili kuboresha Kiwango cha uwekezaji na utoaji wa huduma.
