The Consult
JF-Expert Member
- Jan 20, 2017
- 220
- 252
Ni muhimu kufahamu kwamba, mchakato wa uandaaji wa andiko kwa ajili ya zabuni una ushindani mkubwa. Uwasilishaji wa andiko huanza kufanyika baada ya mteja kutoa wito wa uwasilishaji wake yaani "Request for Proposal" au kwa kifupi RFP. Hivyo kila mzabuni ni sharti afahamu kwamba andiko lake litashindanishwa na maandiko ya wazabuni wengine. Kimsingi, mteja huchagua andiko la mzabuni lenye kukidhi vigezo vya ubora na lenye thamani (a proposal that provides the best value)
Andiko linapaswa kuwa na ushawishi kwa mteja (should be a selling document) na si taarifa ya kitaalamu, hivyo mzabuni anapoandaa andiko anapaswa ahakikishe anamshawishi mteja kwa kuonyesha kuwa;
- Anafahamu nini mteja anahitaji
- Ana uwezo wa kutekeleza mradi
- Ni mzabuni bora na mwenye sifa stahiki
- Atamaliza mradi ndani ya wakati na kwa bajeti iliyopangwa
Andiko linapaswa kuwa na vipengele/sehemu kuu tatu (3) ambazo ni ; ufundi (technical section), utawala (management section), na gharama (cost section). Kwa miradi mikubwa; hizi sehemu kuu tatu, hufanywa kama "volume". Idadi ya kurasa za andiko la mradi hutegemea na kiwango cha ugumu wa mradi (complexity of the project), ila wakati mwingine, mteja huweza kutaja idadi ya kurasa za andiko katika RFP. Kiufupi hizi sehemu kuu za andiko hujumuisha;
Ufundi (Technical Section)
Lengo kuu la sehemu hii ni kuonyesha kwa kiasi gani mzabuni ana ufahamu juu ya mahitaji ya mteja na kuonyesha uwezo wake (capabilities) katika kutatua tatizo la mteja. Sehemu hii inapaswa kuonyesha ni namna gani mzabuni anafahamu tatizo (understanding of the problem). Mzabuni hapaswi tu kuelezea tatizo kwa namna ambavyo limewasilishwa kwenye RFP, bali anapaswa kuonyesha kwamba ana ufahamu na chimbuko la tatizo "basis of the problem"
Pia katika sehemu hii; mzabuni anapaswa kuonyesha namna ambavyo atatatua tatizo la mteja wake na kukiambatana na shughuli ambazo zitatakiwa kufanyika ili kutatua tatizo linalomkabili mteja. Jambo jingine ambalo mzabuni anapaswa kuelezea katika kipengele hiki ni faida atakayoipata mteja baada ya tatizo kutatulika (benefits to the customer)
Utawala (Management Section)
Lengo la kipengele hiki, ni mzabuni kumuonyesha mteja kwamba ana uwezo wa kuifanya kazi kikamilifu na kufikia malengo tarajiwa, katika sehemu hii, vitu vifuatavyo hupaswa kuonyeshwa;
- Ufafanuzi wa kazi zinazopaswa kufanyika (description of work tasks)
- Matokeo (deliverables), hapa mzabuni anapaswa kuonyesha matokeo ambayo hujumuisha yale yenye kuonekana na kushikika (tangible deliverables) na yale yasiyo onekana (intangible deliverables)
- Ratiba ya utekelezaji wa mradi (project schedule), hapa mzabuni anapaswa kuonyesha muda ambao kazi zitafanyika ili kukamilisha mradi.
- Muundo wa mradi (project organization), hapa mzabuni anapaswa kuonyesha utaratibu na muundo wa kimahusiano kati ya watendaji na rasilimali zilizopo katika utekelezaji wa mradi.
- Uzoefu (related experience), hapa mzabuni anapaswa kuomuonyesha mteja kwamba, ana uzoefu katika utekelezaji wa miradi ya namna husika.
- Vifaa /vitendea kazi (equipments and facilities) hapa mzabuni anapaswa kumuonyesha mteja kwamba ana vifaa vya utendaji kazi vitakiwavyo kwa ajili ya mradi
Lengo la kipengele hiki ni mzabuni kumuonyesha mteja kwamba bei ya utekelezaji wa mradi pamoja na malipo ya huduma ni sahihi na yenye kuakisi uhalisia. Katika kipengele hiki, mzabuni anapaswa kuonyesha gharama za vipengele vifuatavyo;
- Wafanyakazi (labors), hapa mzabuni anapaswa kuonyesha malipo ya wafanyakazi ambao watatumika katika utekelezaji wa mradi, hii itapaswa kujumuisha wafanyakazi wa kudumu katika mradi (project permanent staff) na wale wa muda (project temporary workers)
- M/wazabuni wasaidizi (sub-contrators), kuna baadhi ya kazi mzabuni hana utaalamu katika kuzitekeleza, hivyo anapaswa kutafuta mzabuni msaidizi ambae ataifanya kazi hiyo na kufanya makisio ya gharama yake.
- Kipengele hiki pia hujumuisha gharama za usafiri kwa mzabuni, (travels) vitendea kazi,(materials) bajeti ya ziada (contingency/management reserve), na kipengele cha mwisho ni gharama ya huduma FEE, hapa ndipo palipo na faida ya mzabuni.
The Consultt ; +255 719 518 367
E-mail; theconsult38@gmail.com
Dar es Salaam
Tanzania
Pata huduma za ;
- Uandishi wa Michanganuo ya Miradi ya Kijamii (Project Proposals), Mipango ya Kibiashara (Business Plans) Mipango Mkakati (Strategic Plans)
- Utoaji wa mafunzo katika Usimamizi wa Miradi (Project Management), Mipango Mkakati (Strategic Planning) na Utafutaji wa Fedha kwa ajili ya Miradi (Fundraising Strategy)
