A
Anonymous
Guest
Mimi ni mtumishi wa Halmashauri ya Nsimbo. Napenda kuwasilisha kero yangu kuhusu utekelezaji wa mfumo wa ESS (Employee Self Service) ambao ulianzishwa kwa lengo la kurahisisha na kuboresha huduma za kiutumishi kama maombi ya likizo, ruhusa, na uhamisho.
Lengo la Mfumo wa ESSMfumo wa ESS ulianzishwa ili kuongeza uwazi, uwajibikaji, na kupunguza urasimu katika kushughulikia masuala ya watumishi. Aidha, ulilenga kupunguza safari zisizo za lazima kwa watumishi na kurahisisha ufuatiliaji wa maombi kwa njia ya kielektroniki.
Changamoto ya Maombi ya Likizo
Niliwasilisha maombi yangu ya likizo tangu mwaka 2023 kupitia mfumo wa ESS. Hadi sasa, mfumo unaonesha kuwa maombi yangu yako katika hatua ya HR na hayajawahi kukamilishwa. Hali hii imesababisha kushindwa kuwasilisha maombi mapya ya likizo kwa kuwa mfumo haukubali kufanya hivyo kabla ya ombi la awali kufungwa.
Kutokana na changamoto hiyo, nimelazimika kusafiri umbali mrefu kufika ofisi za Halmashauri ili kufuatilia suala hili kupitia kwa IT. Safari hizi zinasababisha upotevu wa muda na gharama za nauli. Hata ninapofika, ushirikiano unaopatikana si wa kuridhisha na tatizo hubaki bila ufumbuzi wa kudumu.
Changamoto ya Maombi ya Uhamisho
Watumishi wengi walioomba uhamisho wa ndani au nje ya mkoa wamekamilisha hatua zote za awali, ikiwa ni pamoja na kupitishwa na wakuu wao wa idara. Hata hivyo, maombi hayo yamebaki katika hatua ya “Kwa Mkurugenzi” kwa zaidi ya mwaka mmoja bila kufanyiwa maamuzi.
Inaonekana kuwa Ofisi ya Mkurugenzi Mtendaji haitumii au haipitii mfumo wa ESS ipasavyo, jambo linalosababisha maombi kukaa muda mrefu bila majibu. Hali hii inazua maswali kuhusu uwajibikaji na matumizi sahihi ya mfumo.
Athari kwa Watumishi
Kucheleweshwa kwa maombi ya likizo na uhamisho kunasababisha:
- Msongamano wa maombi kwenye mfumo bila majibu.
- Kushindwa kupanga ratiba binafsi na majukumu ya kikazi kwa ufanisi.
- Kupoteza muda na rasilimali kufuatilia maombi ambayo yangeshughulikiwa kwa njia ya mtandao.
- Kupungua kwa imani ya watumishi dhidi ya mfumo na uongozi.
Swali la Msingi:
Iwapo mfumo wa ESS ulianzishwa kwa lengo la kuimarisha uwazi na uwajibikaji, kwanini hautumiki ipasavyo na mamlaka husika?
Je, kuna ufuatiliaji wa matumizi ya mfumo huo? Na kama hauzingatiwi na wahusika wakuu wa maamuzi, lengo lake halisi lilikuwa nini?
Hitimisho
Naomba mamlaka husika zichukue hatua za kuhakikisha mfumo wa ESS unatumika kikamilifu na kwa kuzingatia wajibu wa kila mhusika katika mnyororo wa maamuzi.
Aidha, kuwepo na utaratibu wa uwajibikaji kwa maombi yanayokaa muda mrefu bila kushughulikiwa, ili mfumo uwe na tija iliyokusudiwa.
Naomba kuwasilisha.
Lengo la Mfumo wa ESSMfumo wa ESS ulianzishwa ili kuongeza uwazi, uwajibikaji, na kupunguza urasimu katika kushughulikia masuala ya watumishi. Aidha, ulilenga kupunguza safari zisizo za lazima kwa watumishi na kurahisisha ufuatiliaji wa maombi kwa njia ya kielektroniki.
Changamoto ya Maombi ya Likizo
Niliwasilisha maombi yangu ya likizo tangu mwaka 2023 kupitia mfumo wa ESS. Hadi sasa, mfumo unaonesha kuwa maombi yangu yako katika hatua ya HR na hayajawahi kukamilishwa. Hali hii imesababisha kushindwa kuwasilisha maombi mapya ya likizo kwa kuwa mfumo haukubali kufanya hivyo kabla ya ombi la awali kufungwa.
Kutokana na changamoto hiyo, nimelazimika kusafiri umbali mrefu kufika ofisi za Halmashauri ili kufuatilia suala hili kupitia kwa IT. Safari hizi zinasababisha upotevu wa muda na gharama za nauli. Hata ninapofika, ushirikiano unaopatikana si wa kuridhisha na tatizo hubaki bila ufumbuzi wa kudumu.
Changamoto ya Maombi ya Uhamisho
Watumishi wengi walioomba uhamisho wa ndani au nje ya mkoa wamekamilisha hatua zote za awali, ikiwa ni pamoja na kupitishwa na wakuu wao wa idara. Hata hivyo, maombi hayo yamebaki katika hatua ya “Kwa Mkurugenzi” kwa zaidi ya mwaka mmoja bila kufanyiwa maamuzi.
Inaonekana kuwa Ofisi ya Mkurugenzi Mtendaji haitumii au haipitii mfumo wa ESS ipasavyo, jambo linalosababisha maombi kukaa muda mrefu bila majibu. Hali hii inazua maswali kuhusu uwajibikaji na matumizi sahihi ya mfumo.
Athari kwa Watumishi
Kucheleweshwa kwa maombi ya likizo na uhamisho kunasababisha:
- Msongamano wa maombi kwenye mfumo bila majibu.
- Kushindwa kupanga ratiba binafsi na majukumu ya kikazi kwa ufanisi.
- Kupoteza muda na rasilimali kufuatilia maombi ambayo yangeshughulikiwa kwa njia ya mtandao.
- Kupungua kwa imani ya watumishi dhidi ya mfumo na uongozi.
Swali la Msingi:
Iwapo mfumo wa ESS ulianzishwa kwa lengo la kuimarisha uwazi na uwajibikaji, kwanini hautumiki ipasavyo na mamlaka husika?
Je, kuna ufuatiliaji wa matumizi ya mfumo huo? Na kama hauzingatiwi na wahusika wakuu wa maamuzi, lengo lake halisi lilikuwa nini?
Hitimisho
Naomba mamlaka husika zichukue hatua za kuhakikisha mfumo wa ESS unatumika kikamilifu na kwa kuzingatia wajibu wa kila mhusika katika mnyororo wa maamuzi.
Aidha, kuwepo na utaratibu wa uwajibikaji kwa maombi yanayokaa muda mrefu bila kushughulikiwa, ili mfumo uwe na tija iliyokusudiwa.
Naomba kuwasilisha.
