Victor Mlaki
JF-Expert Member
- May 1, 2016
- 3,542
- 3,451
Jana katika ripoti ya Mkaguzi Mkuu wa Hesabu za Serikali tulisikia akizungumzia juu ya mfumo alioutumia kukagua miradi mikubwa inavyoendelea nchini ambao ni mfumo wa ukaguzi wa wakati halisi.
Jambo hili limenifanya kujaribu kutafuta maana ya mfumo huo na unavyotumika. Bila kuelezea masuala mengine mengi naomba niingie moja kwa moja kwenye kuelezea mfumo huu wa ukaguzi wa wakati halisi.
Ukaguzi wa wakati halisi "Real-time Audit" ni mfumo wa ukaguzi endelevu ambao huruhusu ukaguzi kufanyika wakati mradi ukiendelea.
Baksa na Muray (2011) wanasema ukaguzi endelevu ni msingi wa ukaguzi wa wakati halisi kwa sababu inasaidia katika kutoa maamuzi saidizi ya wakati halisi " real time decision support" wakati Marques na Santos (2012) wao walisema Ukaguzi wa wakati halisi husaidia kuondoa hatari katika mashirika.
Waandishi wote hawa wanaafikiana kuwa Ukaguzi wa wakati halisi ni mfumo unaotumika sana kwenye miradi inayoweza kusababisha hasara kubwa au gharama kubwa za uendeshaji.
Ukaguzi wa wakati halisi husaidia kupunguza uwezekano wa mrundikano wa makosa au hasara na hivyo kuuepusha mradi na hasara kubwa inaytokana na uradidi wa makosa.
Mfumo huu wa ukaguzi unahitaji siyo tu wakaguzi ila wakaguzi wenye utaalamu na uzoefu wa kukagua.
Ni mfumo ambao husaidia kubaini changamoto mapema na kuchukua hatua za tahadhari na kujihami kabla tatizo halijashamiri zaidi. Unatoa nafasi ya kuacha kusubiri matokeo na kuchukua hatua za kusukuma matokeo yanayowiana na lengo " proactive measure". Faida nyingine ni;
(a) Hupunguza mzunguko wa ukaguzi "shorten audit cycles"
(b) Huongeza kasi ya utekelezaji wa maazimio.
(c) Huimarisha udhati wa ukaguzi "audit objectivity"
(d) Huruhusu ugiligili (mabadiliko)
(e)Husaidia katika wasilishaji wa sehemu ndogondogo zinazokaguliwa " enhance reporting granularity".
Kulingana na maandiko mengine niliyoyapitia mfumo huu siyo mpya kwa mataifa yaliyoendelea hususani Nchi za umoja a Ulaya (OECD countries). Hivyo Tanzania naweza kupata fundisho kutoka kwa Nchi za Ulaya zilizofanya vizuri kutokana na kutumia mfumo huu wa ukaguzi wa wakati halisi.
Mfumo huu una changamoto mbalimbali kama ilivyo mifumo mingine lakini changamoto kubwa ni ile ya gharama.
Mwisho naomba kutoa maoni yangu kuwa mfumo huu licha ya kuonekana unatumia gharama kubwa ni vizuri ukiendelea kutumika siyo tu kwenye miradi mikubwa bali hata katika maeneo mengine kutokana na sababu zifuatazo:
(i) Dunia leo inatawaliwa na kumbo la Maendeleo endelevu na imejiwekea malengo endelevu "Sustainable Development Goals" hivyo kwa kuwa mfumo huu unaakisi uendelevu basi unawiana ha hitaji la Dunia.
(ii) Mfumo huu unalenga kuondoa kasumba ya biashara kama kawaida "business as usual" na kuruhusu ubunifu ili kutawala matokeo badala ya kusubiria matokeo.
Naomba kuwasilisha.
....................................
Jambo hili limenifanya kujaribu kutafuta maana ya mfumo huo na unavyotumika. Bila kuelezea masuala mengine mengi naomba niingie moja kwa moja kwenye kuelezea mfumo huu wa ukaguzi wa wakati halisi.
Ukaguzi wa wakati halisi "Real-time Audit" ni mfumo wa ukaguzi endelevu ambao huruhusu ukaguzi kufanyika wakati mradi ukiendelea.
Baksa na Muray (2011) wanasema ukaguzi endelevu ni msingi wa ukaguzi wa wakati halisi kwa sababu inasaidia katika kutoa maamuzi saidizi ya wakati halisi " real time decision support" wakati Marques na Santos (2012) wao walisema Ukaguzi wa wakati halisi husaidia kuondoa hatari katika mashirika.
Waandishi wote hawa wanaafikiana kuwa Ukaguzi wa wakati halisi ni mfumo unaotumika sana kwenye miradi inayoweza kusababisha hasara kubwa au gharama kubwa za uendeshaji.
Ukaguzi wa wakati halisi husaidia kupunguza uwezekano wa mrundikano wa makosa au hasara na hivyo kuuepusha mradi na hasara kubwa inaytokana na uradidi wa makosa.
Mfumo huu wa ukaguzi unahitaji siyo tu wakaguzi ila wakaguzi wenye utaalamu na uzoefu wa kukagua.
Ni mfumo ambao husaidia kubaini changamoto mapema na kuchukua hatua za tahadhari na kujihami kabla tatizo halijashamiri zaidi. Unatoa nafasi ya kuacha kusubiri matokeo na kuchukua hatua za kusukuma matokeo yanayowiana na lengo " proactive measure". Faida nyingine ni;
(a) Hupunguza mzunguko wa ukaguzi "shorten audit cycles"
(b) Huongeza kasi ya utekelezaji wa maazimio.
(c) Huimarisha udhati wa ukaguzi "audit objectivity"
(d) Huruhusu ugiligili (mabadiliko)
(e)Husaidia katika wasilishaji wa sehemu ndogondogo zinazokaguliwa " enhance reporting granularity".
Kulingana na maandiko mengine niliyoyapitia mfumo huu siyo mpya kwa mataifa yaliyoendelea hususani Nchi za umoja a Ulaya (OECD countries). Hivyo Tanzania naweza kupata fundisho kutoka kwa Nchi za Ulaya zilizofanya vizuri kutokana na kutumia mfumo huu wa ukaguzi wa wakati halisi.
Mfumo huu una changamoto mbalimbali kama ilivyo mifumo mingine lakini changamoto kubwa ni ile ya gharama.
Mwisho naomba kutoa maoni yangu kuwa mfumo huu licha ya kuonekana unatumia gharama kubwa ni vizuri ukiendelea kutumika siyo tu kwenye miradi mikubwa bali hata katika maeneo mengine kutokana na sababu zifuatazo:
(i) Dunia leo inatawaliwa na kumbo la Maendeleo endelevu na imejiwekea malengo endelevu "Sustainable Development Goals" hivyo kwa kuwa mfumo huu unaakisi uendelevu basi unawiana ha hitaji la Dunia.
(ii) Mfumo huu unalenga kuondoa kasumba ya biashara kama kawaida "business as usual" na kuruhusu ubunifu ili kutawala matokeo badala ya kusubiria matokeo.
Naomba kuwasilisha.
....................................
